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敏捷管理法3方法团队效率提升8倍 张小龙推崇

吴璐璐 正和岛 2017-06-10

Scrum 被誉为“管理学的诺贝尔奖”,在全球掀起了一场敏捷革命,这是将改变未来工作的高效管理方法。
 
微信、京东、华为、通用电气、Twitter、FBI一致采用“敏捷管理法”,尤其是张小龙特别推崇。有的企业工作效率居然能改善8 倍,这就是方法的革命性所在。
 
“Scrum之父”萨瑟兰博士提到一个词为“冲刺”,也意味着一种“时间限制”。它能让人产生一种紧张激烈的感觉,集中全部精力,任何人不得干扰任务。而每日例会则是检查和挑战团队工作进度,打消员工之间的相互依赖性,促使他们主动想办法解决问题。第三种方法则是改变人们对时间的看法,每个冲刺都是新机会。
 
——————  正  文  ——————
 
为什么有些团队可以改变世界,其他的团队却深陷平庸呢?优秀团队的特质是什么?最重要的是,我们要怎样才能复制这种特质?我曾经特别注意世界优秀公司最卓越团队具备的特质有这三种。
 
1. 超越寻常。他们具有希望超越寻常的目标。
 
2. 自主性。这种团队有能力决定如何开展工作。
 
3. 多功能。这些团队具备完成项目的所有技能。
 
那么如何建立一个具有远大目标、善于自我组织的学习型团队呢?有没有一套简单的规则可以缔造卓越团队呢?
 
张小龙在微信领导力大会上谈到:“关于敏捷管理,我特别希望大家能够多去做一些尝试,我们今天可以想一些与众不同的点子。我们很快把它上线了,然后可以去验证,如果不对就下线,如果还有改进余地,下个星期再去改它。这是一个能够持续实现你的想法的过程。”
 
张小龙特别推崇的“敏捷管理法”,是微信团队从成立初期就坚定使用的管理方法,也是提升团队效率的重要方法。有几个具体的可操作方法如下:
 
01  冲刺:集中全部精力,任何人不得干扰
 
20 世纪90 年代初期,麻省理工学院的新发明不断涌现。他们的速度之快可以归功于一个新规定:
 
每3 个星期,每个团队必须向同事们展示自己的工作成果。
 
这是公开展示,任何人都可以过来观看。如果展示的成果不实用就会毙掉这个项目。通过这种方式,学生们不得不迅速做出新东西,而且最重要的是,他们可以通过成果展示立即获得反馈意见。
 
回想一下你做过的很多项目。在项目完工前几乎不会得到任何反馈意见,要等好几个月甚至好几年才能得到反馈。你可能完全做错方向,却丝毫没有察觉,这无异于大肆浪费自己的人生。在商业中,这可能决定成败。
 
因此,当我组建第一个 Scrum 团队时,我的团队便开始了我们所说的“冲刺”。之所以称作“冲刺”,是因为这个说法能让人产生一种紧张激烈的感觉。我们打算在一段较短的时间内集中全部精力,做出点成果,然后停下来,回头审视一下成果如何。
 
公司的白板上贴满了 Scrum 团队最常见的东西:便笺纸。白板划分为几个栏目:待办事项、在办事项、完成事项。在每一个冲刺周期内,该团队成员都会在便笺纸上写下自己本周内能够完成的事项,然后贴到“待办事项”那一栏。

 
在接下来的一周内,等到任务开始执行时,相应的便笺纸就会被转移到“在办事项”栏,完成之后,再转移到“完成事项”栏。在任何时刻,任何一位成员都能清楚地知道其他成员正在忙什么。如果制造出来的东西客户没法使用,那就不能转移到“完成事项”栏。
 
冲刺周期经常被称为“时间限制”。其时间跨度是固定的,必须具有一致性,你不能把一个周期设为一周,下一个周期却设为三周。必须设置固定的节奏,每个人都知道自己能在一个固定期限内完成多少工作。通常来讲,他们自己都会为完成的工作量感到惊讶。
 
一旦一个团队决定要完成某些任务,那么这些任务就锁定了,任何人都不能再给他们增加任务。干预和扰乱团队只会大幅放缓团队的工作进度。
 
在第一个Scrum团队中,我们把冲刺周期设定为4 周。但在第一个冲刺周期快要结束时,我们觉得自己的工作进度不够快。如果方法得当,我们可以做更多的事情。我学到了一个不错的方法:每日例会。
 
02  每日例会:检查和挑战团队工作进度
 
Scrum主管,也就是负责执行流程的人,每天会询问团队成员三个问题:
 
1. 你昨天做了什么去帮助团队完成冲刺?
2. 今天你打算做什么来帮助团队完成冲刺?
3. 什么因素阻碍了团队的前进之路?
 
如果在Scrum管理下,会议时间超过15 分钟,那就说明开会的方法存在问题。这样做的意义就在于让整个团队清楚地知道在这一个冲刺周期内各项任务的进展状况。所有任务都能按时完成吗?有没有机会帮助其他团队成员克服障碍?团队的一切任务都是自主决定、自主完成的,也不需要向上司做详细的汇报。管理层的人或其他团队的人只要来到白板前,看看上面的几个板块,就会清楚地知道每项任务的进度如何。
 

图片来自网络
 
Scrum主管需要把团队内部的沟通情况全部记录下来,包括谁和谁沟通、信息流向哪里以及没有流向哪里等等。这类记录手法可以用来找出团队成员沟通的瓶颈,可以用来确定谁拥有的信息最多。“沟通饱和度”越高,也就是每个人对每件事知道的信息越多,那么团队做事的速度也就会越快。
 
问题在于,如果一个人有某个特定的头衔,那么他就倾向于只做与该头衔匹配的事情,而且会想方设法维护该头衔赋予他的权力,他往往会把特定的知识隐藏起来,不与团队其他成员分享。
 
正是由于这个原因,我取消了所有的头衔。大家要齐心协力完成工作,每个人都只是团队的重要成员。每一天团队的所有成员都要聚在一起开会,讨论他们的工作进展情况。这样一来,团队就有机会团结起来,应对挑战。
 
在敏捷管理下,公司召开每日例会有一定的规则。
 
第一个规则就是,每一天会议召开的时间是固定的。每个成员都要出席。如果有人不出席,沟通就进行不下去。团队要保持统一的节奏。
 
第二个规则是开会时间不能超过15 分钟。我们希望会议直截了当,直击重点。如果某件事情需要进一步讨论,那就先记录下来,在每日例会结束之后再做进一步讨论。之所以这么做,就是为了用最少的时间,讨论出最易于付诸实践的、最宝贵的信息。
 
第三个规则是每个人都要积极参与。每个人开会时都要站起来,不要坐下。这样就会促使每个人积极交流,持续倾听他人的看法。这样还有助于缩短会议时间。
 
一旦找出问题,就必须立即予以解决。我想打造的团队必须是雄心勃勃的,每日例会结束后这个团队要知道当天需要完成哪些重要任务。有的团队成员也许会说某个任务可能需要花费一天的时间才能做完,而另一个团队听到之后,可能知道如何帮助他在一个小时内做完。我希望我的团队在会议结束之后会说一些诸如“我们一起搞定它”“我们一起做”之类的话。团队必须拥有创造卓越的雄心。
 
我对大大小小的团队的讲话都是这样的:“你们真的想永远这样糟糕下去吗?你们的人生动力就是这样吗?这是一个选择的问题,你们知道,你们可以不必是这个样子。” 一个团队必须发自内心希望创造卓越。
 
03  改变看法:每个冲刺都是新机会
 
从第三个冲刺周期开始,这样的改善就定格在 Scrum 中了。Scrum 方法就是为了达到这种效果。在某些案例中,我发现一些纪律性非常强的团队的工作效率居然能改善 8 倍。这就是方法的革命性所在。你可以用更少的成本、更快的速度去做更多的事情,也就是事半功倍。要知道,不仅从工作角度来看时间是宝贵的,而且你的生命也是由时间组成的,浪费时间其实就是一种慢性自杀。
 
Scrum的一个重要意义就是改变你对时间的看法。实行冲刺和每日例会一段时间之后,你就不会再把时间看成一支径直飞向未来的箭,而是从周期性的视角去看待时间。每一个冲刺,都是一个开启全新任务的机会。每一天,都是寻求改善的好机会。任何致力于 Scrum 方法的人都会珍惜每一分、每一秒,将其视为呼吸和生命循环的一个周期。
 
敏捷的意义是打消相互依赖性,促使他们主动想办法解决问题。在很多项目中,大量时间都浪费在了等待上,一个环节必须等另一个环节完成之后才能开展。我们要把所有人集合到一起,让他们迅速讨论出如何才能像一个团队一样合作。他们不再是各有一套技能的个体,而是一个努力把整个项目的“待办事项”便笺移到“完成事项”栏目下的团队。
 
想想你自己的工作。由于等待他人完成工作,由于等待某个信息,或者由于你试图同时完成太多工作,你浪费了多少时间呢?或许你愿意整天以低效的方式去工作,但我宁愿选择去旅游。
 
 
本文核心观点来自《敏捷革命》,Scrum 被誉为“管理学的诺贝尔奖”,是微信、京东、华为、通用电气、Twitter 一致采用的管理方法。

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